3個文件倉儲眉角,沒留意小心讓企業損失上百萬!

你的公司是不是有很多丟不掉又沒地方放的紙本文件呢?當你覺得它們太「佔位」要準備丟掉時,小心!沒處理好那些文件可能會讓你的公司蒙受上百萬元的損失!想知道到底是什麼原因嗎?就讓Boxful企業倉儲物流告訴你,為什麼文件倉儲如此重要以及文件倉儲的3個小眉角吧!

為什麼做好文件倉儲如此重要?

根據The Guardian的報導表示,澳洲政府在今年一月底發生了最烏龍洩密事件,政府將近兩百份機密文件隨著2個舊文件櫃散落至二手家具店,而這數千頁的文件揭破了澳洲政府五屆的內部運作機密,例如國家安全級的簡報、國家防衛計畫、軍隊外派計畫等高度機密文件皆因人為疏失而面臨前所未有的洩密危機。

不只是政府在文件管理上應該更加謹慎,公司的文件管理也比想像中重要。近年來,台積電也發生多起離職員工將紙本文件外流的商業機密洩漏案,證實了我們不能再忽視公司資訊及文件的管理的重要性,因此今天就要來推薦你Boxful的「文件倉儲」,讓你了解使用文件倉儲的眉角有哪些!

你不能不知道的文件倉儲眉角

公司林林總總文件的資安問題、系統化建檔、保存等其實內含滿滿的學問,究竟文件倉儲有哪些眉角是你應該知道的呢?

眉角一: 做好紙本資安措施,公司前景十拿九穩

對一間企業來說最重要的就是其商業資訊,在電子文件逐漸取代紙本的時代時,公司電腦是否具備資訊安全防護措施是十分重要的。然而,現今仍然有不少文件是無法全面以電子替代的,如會計憑證、帳冊、正副本合約等,且紙本文件無法像電腦一樣對接觸過這類文件的人做檢查、追蹤或警告,導致被帶走或盜取的可能性也大幅度提高。

若是能夠將文件倉儲交由專業的文件倉儲公司保管,不僅能大幅度增加辦公室的利用空間,更能審慎紀錄文件進出的紀錄,避免員工或訪客將機密文件外流,真正保護公司的商業機密。

眉角二:公司文件應該保存多久呢?免擔心!Boxful幫你一次整理好

除了商業機密外流可能造成的重大損失外,另一種損失則是罰款。許多重要資料須保存備查,否則可能觸犯相關法令,好比你知道如果不小溪遺失會計帳簿等報表,可能被處以新台幣6萬至30萬的罰鍰嗎?你知道勞工出勤紀錄必須保留5年,否則將被處以2萬至100萬元的罰鍰嗎?

為了避免觸法罰錢又傷了公司名譽,且避免文件倉儲過多造成公司負擔成本,保存法定文件有其保存年限的必要,有些要保存5年、7年甚至10年,你是否也快被這些多到不知道該如何處理的文件給困擾著呢?

會計類文件的保存年限:
依《商業會計法》第36條規定,會計之原始憑證及記帳憑證(俗稱:傳票),應於年度決算程序辦理終了後,至少保存5年。另一種則為會計帳簿及報表(如總分類帳、日記帳、進銷貨帳等)及資產負債表、綜合損益表及各科目明細表等,保存期限為10年。

若不慎遺失上述的憑證,應盡可能重建資料,否則將違反《商業會計法》第76條,可處新台幣6萬元以上30萬以下罰鍰。財會相關的工作人員務必要注意此項規定,妥善保存上述文件以免受罰。

人事類的保存年限:
依據《勞基法》第7條,公司應置備勞工名卡,其應該保管至勞工離職後5年,否則將處以2萬至30萬的罰鍰;同時,依照《勞基法》第23條及第30條,雇主應保管勞工工資清冊及出勤紀錄5年,否則將處以2萬至100萬的罰鍰。

另外,勞工健康檢查的文件則依《個人資料保護法》處理,應保障勞工隱私權。一般體格檢查、健康檢查紀錄應至少保存7年以上;特殊體格檢查、特殊健康檢查紀錄應保留10至30年。如果離職人員回公司要求查閱健檢資料,除非超過保存年限,否則雇主不得拒絕。

醫院病歷的保存年限:
《醫療法》第70條規定醫療機構之病歷,應指定適當場所及人員保管,並至少保存7年。但未成年者之病歷,至少應保留至其成年後7年;人體試驗之病歷,應永久保存。

若是醫療機構因故未能繼續開業,其病歷應交由承接者依規定保存;無承接者至少應繼續保存6個月以上,始得銷毀。醫療機構對於逾保存期限得銷毀之病歷,其銷毀方式應確保病歷內容無洩露之虞。

金融業文件的保存年限:
金融業針對各項憑證、文件的保存尤其謹慎,如根據洗錢防制內部管制程序,對疑似洗錢之交易應保留完整的紀錄,其文件需至少保存5年。因金融業的文件保存規定較為複雜,若有需要可以參考金融法規全文檢索。

文件倉儲

眉角三:灌入文件倉儲管理系統,低成本、高效能管理!

公司在內部稽核或查帳時是否常面臨到同事們為了找一份合約、一張憑證而驚慌地亂成一團的局面呢?其實將文件交由專業倉儲公司的專業人士管理,配合其內建的系統便能在各文件箱或文件夾做編號及標籤,方便將來查閱資料時,不會在山積的紙海當中不知道該如何尋找。

公司有諸多文件都必須留底保存,有系統地建檔並管理文件才能為將來的查核做準備。

只要付出倉儲成本的費用,即可享有空間釋放及文件管理的效益,也能讓公司同仁不必再為長年累月的文件困擾!

Boxful企業倉儲物流倉庫歡迎隨時參觀,一個擁有24HR保全系統監控,讓您放進去就從此安心的文件倉儲管理中心。

雙11帶來的挑戰!各大電商倉儲物流之爭,誰能搶下最強頭銜?

「現在下訂雙11的貨什麼時候會到啊?」

每年到了雙11檔期,PTT網購版就爆滿有關於詢問雙11送貨情形的文章,網友的回覆從一個月、兩個月都有,但也有留言寫道「絕對不挑雙11時期買」,原因是物流速度太慢又容易將包裹寄丟。以下就來跟你詳細介紹,各大企業是如何面對在11月的電商大月中爆量的訂單呢?如何調節倉儲物流系統,才能夠維持收送的速度呢?就讓我們一起看下去吧!

什麼是倉儲物流?

倉儲物流主要是透過自建或租賃庫房、場地、儲存、保管來配送貨物。只要有效的利用,並掌握其優勢就能夠擴大其價值,並降低在交通上的成本,帶給企業龐大的經濟利益。

雙11帶來的倉儲物流影響

隨著經濟發展的關係,傳統的經銷通路已漸漸走向由物流中心直接配送至賣場或家戶。而在2009年「光棍節」在阿里巴巴集團的改變下,雙11成為全亞洲的狂歡購物節浪潮,並且去年以年成長39%、高達253億美元的營收,正式成為全世界的電商霸主!

但儘管數據如此風光,其在網路上的評價也洩漏出在倉儲物流跟不上訂單的情形。這代表著雙11正逐漸失去消費者的心,導致關注的人越來越少。

而各大廠商在擔憂銷售量不如預期的狀況下,為了要贏回消費者的心,只能硬著頭皮參戰,在狂歡購物節能否贏得勝利的的關鍵已逐漸由「折扣」轉為「誰的倉儲 /物流準備最週全」。

倉儲物流系統的信任危機

2016年央視的〈雙11快遞亂象調查〉即是記者親自攜帶隱藏式攝影機深入深圳某快遞公司倉庫進行第一手報導,影片中可以發現不論物品是否有貼易碎標籤,分揀員皆採取「最簡單粗暴」的方法 一一直接丟擲,甚至還有拍下分揀員趁亂拆貨取物的畫面,讓許多消費者寧願選擇多付一點錢避開雙11節慶,以避開良莠不齊的物流品質。

綜合以上所述,倉儲物流也成為中國電商的競爭之地,長期被形容為「貓狗大戰」的中國的兩大電商龍頭「阿里巴巴」及「京東」在商業比拼上勢均力敵。那對於今年的雙11,兩大龍頭又會出什麼不一樣的火花在倉儲物流策略上呢?

中國大陸兩大電商龍頭大戰

京東:「京東小哥」推出個人化服務

10月18日京東物流聲稱將在北京、上海及廣州三地全面啟動個人快遞服務;同時京東在微信上線了「京東快遞」這款程式,開始試辦個人快遞業務,京東的個人快遞服務主打「快速時效、全自營的模式」,中國消費者可於微信公眾號「京東小哥」下單寄件,預計將在2019年逐步蔓延至全中國,期望成為中國首家掀起個人快遞服務的電商賣家。

此外,京東物流也首次啟動智慧包裝機,透過磁懸浮技術實現每小時打包1000件包裹的速度,是過去打包作業的10倍;而在國際運輸方面,京東物流則提前向海關申請促銷、車輛報備工作,以落實訂單24小時通關及出園,並同時與各地航空公司協調,預定充足的航運班及倉位,投入航空運力已超過去年同期的3倍,以確保訂單能再依定時限內到達。

阿里巴巴:中國最大機器人智能倉,700台自動導向車迎戰

阿里巴巴在2013年聯合順豐和「三通一達」(申通、圓通、中通及韻達)設立「菜鳥網絡」,其正式啟動「中國智能物流骨幹網」(簡稱CSN)項目,透過大數據串連快遞公司、倉庫和分銷中心,來樹立自己的物流體系。

阿里旗下的菜鳥網絡則主推熱門的AI議題,菜鳥網絡指出新的機器人智能倉庫座落於江蘇省的物聯網未來園區,配備了700台自動導向車(AGV),透過物聯網技術讓AGV能自動配送貨物,使處理包裹數量比一般倉庫多50%;菜鳥的另一突破則是雲端視頻監控系統「物流天眼」,連接中國大陸各地貨物轉運中心的攝像鏡頭,幫助快遞公司識別閒置資源和物流過程中的異常情況,以迅速解決問題。

同時,菜鳥表示已和物流夥伴在中國大陸預留商品於雙11前預先儲存於接近消費者的倉庫,接獲訂單後即可付運,大大減省運送時間;另外,針對跨境物流的部分,菜鳥在中國預留逾100萬平方米的保稅倉庫,安排了51班貨運包機運送包裹至西歐、俄羅斯、東南亞等地,且預留了約1,000個集裝箱,將商品經海運送遞至東南亞以及其他地區,以因應「新零售」時代的的物流需求。

談完雙11發源地的貓狗大戰,讓我們回歸到台灣的電商物流狀況。那台灣的雙11倉儲物流又是如何策劃的呢?

台灣三大電商倉儲物流策略大比拼

PChome 網路家庭:智能實驗貨倉,透過AI技術理解消費者的喜好

PChome 網路家庭日前接受媒體採訪即表示,去年雙11業績成長讓人十分吃驚,暴量物件塞爆物流業者的倉庫,以及今年初的衛生紙搶購之亂也導致物流業者龐大配送負擔,讓PChome開始引以為戒,並使用大數據來分析進行倉儲物流管理。

PChome於台中配置智能實驗貨倉,以AI技術判斷中部消費者喜好以提前準備,並引進台灣電商首創的自動導向無人車(AGV)搬運系統,讓撿貨效率提高至30%;此外也設立100%持有的物流運輸公司,目前自營配送車隊規模約有70輛,運送範圍以台北市為主。而在今年PChome也提供能至7-ELEVEN、全家兩大超商取貨,將運能擴增至去年的 2 倍,對於迎戰雙 11爆量訂單相當有信心。

富邦媒:積極擴大倉庫用地

電商龍頭富邦媒因去年北部商品太多,導致其影響物流速度。今年富邦媒則積極擴張倉庫用地,其目前有7座大型倉儲,總空間約有5萬坪左右。同時,富邦媒為了準備迎接雙11的挑戰,所以還有4個衛星倉儲陸續啟用,未來也策劃將在南部增加至少一座自動化倉儲,並增加20至30個衛星倉,希望透過提升覆蓋率,進一步改善配送速度。

蝦皮:推出減法生活節,讓環保進入雙11節中

深受年輕人熱愛的蝦皮則於23日宣布,將於雙11檔期率先試用減塑環保寄件袋出貨,而蝦皮商城也推出環保商品專區「減法生活節」,共同響應環保減塑愛地球,希望能達成「業績第一」、「折扣第一」、「互動第一」、「環保第一」四大第一的電商物流,並讓雙11訂單再破百萬。

儘管各地電商各自提出不同策略來面對雙十一節慶,但實際成效如何,只能等到檔期過後,消費者何時收到包裹及收到包裹的品質為何才能夠了解。

隨著雙11節慶接近,各大物流工作者也開始處於備戰狀態,但近期有台灣基層物流工作者在網路上發文雙11前倉庫爆量的照片,並表示當大家在深陷於網購時的快樂時,「累的永遠是物流業的基層物流士」,可見物流倉庫不僅環境、揀貨方式須受視察外,員工的勞動條件也需要被企業重視,因為其也影響了社會大眾對於品牌的看法。擔心自己的貨品及快遞情形像是央視的調查報導那麼糟糕嗎?

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摩爾倉庫、Boxful、收多易、台灣便利倉,哪個迷你倉庫cp值最高?

「迷你倉庫」是現代人解決收納空間不足的好方法之一,使用迷你倉庫後,你可以堆放太佔空間的大型物品,可以收納換季衣物,可以放暫時用不到的嬰兒用品!不管你想存放什麼,在沒有危及安全的情況下都可以,那個空間就是屬於你的!把收納、保管的事交給迷你倉庫,把生活品質還給自己!本文統整台灣四大迷你倉庫的資訊,從運送方式、價格、方案、特價、倉庫環境到特別服務,快來尋找適合你的吧!

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嘗試當個極簡主義者 發現生活「空」的美

有沒有看過一個人的家裡空的像樣品屋?能不能想像你的房子裡只有不到200個東西?數一數你的衣櫥裡有多少件衣服?有一種人,他們的家裡只有他們用得到的東西,通常是素面的,他們追求「愈少愈好」,他們是極簡主義者。以下就來帶大家深入認識這神秘的極簡主義! Continue reading “嘗試當個極簡主義者 發現生活「空」的美”

電商存貨新選擇:Boxful任意存為電商省下更多庫存空間

Boxful任意存其實不只有針對「個人」用戶的儲物方案,也有針對「企業」用戶的倉儲服務,這次邀請到Boxful的長期優質企業用戶,【毛孩市集】的共同創辦人之一 – Adrian 來聊聊電商有哪些倉儲的需求及困擾,而 Boxful任意存的魅力究竟在哪?讓他在眾多的倉儲服務公司中,最後選擇成為 Boxful任意存的用戶。

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拒絕潮濕!梅雨季必備的可愛除濕小物,讓你乾爽有質感☀︎

 

即將邁入四月的時節,天氣也漸漸回暖,但隨之而來即將邁入的梅雨季節,讓防潮防霉、吸水成了不可避免的課題。

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哈啾!每次換季就打噴嚏!你試過這種抗敏方式了嗎?

天氣開始忽冷忽熱,看來又要進入「換季」模式了,這波換季後就要迎來細雨連綿的梅雨季節,所以這次要做的不只是換季收納,連「抗敏」都要到位,不然到時候可是全家噴嚏打不完,那種不舒服的感覺可是會讓人想要把鼻子拔掉的啊!

很多人都知道的塵蟎是造成過敏的元凶之一,但大家有想過為什麼家裡會出現塵蟎呢?

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別鬧了!無效收納根本救不了你家!

 

相信最近有在認真過生活的大家,都注意到了各大超市、量販店的衛生紙銷售一空。漲幅將近30%大家不加思索直接卯起來幾箱幾箱的囤貨。省錢大家都想省,但一箱箱買回家佔空間,這樣真的有省到錢嗎?


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