3個文件倉儲眉角,沒留意小心讓企業損失上百萬!

文件倉儲

你的公司是不是有很多丟不掉又沒地方放的紙本文件呢?當你覺得它們太「佔位」要準備丟掉時,小心!沒處理好那些文件可能會讓你的公司蒙受上百萬元的損失!想知道到底是什麼原因嗎?就讓寶易存企業倉儲物流告訴你,為什麼文件倉儲如此重要以及文件倉儲的3個小眉角吧!

為什麼做好文件倉儲如此重要?

根據衛報的報導表示,澳洲政府在今年一月底發生了最烏龍洩密事件,政府將近兩百份機密文件隨著2個舊文件櫃散落至二手家具店,而這數千頁的文件揭破了澳洲政府五屆的內部運作機密,例如國家安全級的簡報,國家防衛計畫,軍隊外派計畫等高度機密文件皆因人為疏失而面臨前所未有的洩密危機。

不只是政府在文件管理上應該更加謹慎,公司的文件管理也比想像中重要。近年來,台積電也發生多起離職員工將紙本文件外流的商業機密洩漏案,證實了我們不能再忽視公司資訊及文件的管理的重要性,因此今天就要來推薦你寶易存的「文件倉儲」,讓你了解使用文件倉儲的眉角有哪些!

你不能不知道的文件倉儲眉角

公司林林總總文件的資安問題,系統化建檔,保存等其實內含滿滿的學問,究竟文件倉儲有哪些眉角是你應該知道的呢?

眉角一:做好紙本資安措施,公司前景十拿九穩

對一間企業來說最重要的就是其商業資訊,在電子文件逐漸取代紙本的時代時,公司電腦是否具備資訊安全防護措施是十分重要的。然而,現今仍然有不少文件是無法全面以電子替代的,如會計憑證,帳冊,正副本合約等,且紙本文件無法像電腦一樣對接觸過這類文件的人做檢查,追踪或警告,導致被帶走或盜取的可能性也大幅度提高。

若是能夠將文件倉儲交由專業的文件倉儲公司保管,不僅能大幅度增加辦公室的利用空間,更能審慎紀錄文件進出的紀錄,避免員工或訪客將機密文件外流,真正保護公司的商業機密。

眉角二:?!公司文件應該保存多久呢免擔心寶易存幫你一次整理好

除了商業機密外流可能造成的重大損失外,另一種損失則是罰款。許多重要資料須保存備查,否則可能觸犯相關法令,好比你知道如果不小溪遺失會計帳簿等報表,可能被處以新台幣6萬至30萬的罰鍰嗎?你知道勞工出勤紀錄必須保留5年,否則將被處以2萬至100萬元的罰鍰嗎?

為了避免觸法罰錢又傷了公司名譽,且避免文件倉儲過多造成公司負擔成本,保存法定文件有其保存年限的必要,有些要保存5年,7年甚至10年,你是否也快被這些多到不知道該如何處理的文件給困擾著呢?

會計類文件的保存年限:
依《商業會計法》第36條規定,會計之原始憑證及記帳憑證(俗稱:傳票),應於年度決算程序辦理終了後,至少保存5年。另一種則為會計帳簿及報表(如總分類帳、日記帳、進銷貨帳等)及資產負債表、綜合損益表及各科目明細表等,保存期限為10年。

若不慎遺失上述的憑證,應盡可能重建資料,否則將違反《商業會計法》第76條,可處新台幣6萬元以上30萬以下罰鍰。財會相關的工作人員務必要注意此項規定,妥善保存上述文件以免受罰。

人事類的保存年限:
依據《勞基法》第7條,公司應置備勞工名卡,其應該保管至勞工離職後5年,否則將處以2萬至30萬的罰鍰;同時,依照《勞基法》第23條及第30條,雇主應保管勞工工資清冊及出勤紀錄5年,否則將處以2萬至100萬的罰鍰。

另外,勞工健康檢查的文件則依《個人資料保護法》處理,應保障勞工隱私權。一般體格檢查、健康檢查紀錄應至少保存7年以上;特殊體格檢查、特殊健康檢查紀錄應保留10至30年。如果離職人員回公司要求查閱健檢資料,除非超過保存年限,否則雇主不得拒絕。

醫院病歷的保存年限:
《醫療法》第70條規定醫療機構之病歷,應指定適當場所及人員保管,並至少保存7年。但未成年者之病歷,至少應保留至其成年後7年;人體試驗之病歷,應永久保存。

若是醫療機構因故未能繼續開業,其病歷應交由承接者依規定保存;無承接者至少應繼續保存6個月以上,始得銷毀。醫療機構對於逾保存期限得銷毀之病歷,其銷毀方式應確保病歷內容無洩露之虞。

金融業文件的保存年限:
金融業針對各項憑證、文件的保存尤其謹慎,如根據洗錢防制內部管制程序,對疑似洗錢之交易應保留完整的紀錄,其文件需至少保存5年。因金融業的文件保存規定較為複雜,若有需要可以參考金融法規全文檢索。

文件倉儲

眉角三:灌入文件倉儲管理系統,低成本、高效能管理!

公司在內部稽核或查帳時是否常面臨到同事們為了找一份合約,一張憑證而驚慌地亂成一團的局面呢?其實將文件交由專業倉儲公司的專業人士管理,配合其內建的系統便能在各文件箱或文件夾做編號及標籤,方便將來查閱資料時,不會在山積的紙海當中不知道該如何尋找。

公司有諸多文件都必須留底保存,有系統地建檔並管理文件才能為將來的查核做準備。

只要付出倉儲成本的費用,即可享有空間釋放及文件管理的效益,也能讓公司同仁不必再為長年累月的文件困擾!

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Author: Boxful 任意存

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